知识产权文件与记录控制程序

1 目的

为规范企业内部文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新所需的控制，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，特制定本程序。

2 适用范围

适用于公司对所有知识产权管理体系文件的管理。

3 定义

3.1 一级文件：知识产权手册。

3.2 二级文件：知识产权程序文件。

3.3 三级文件：知识产权相关的部门管理规定。

3.4 四级文件：知识产权表单/记录。

3.5 外来文件：本程序所指的外来文件包括行政决定、司法判决、律师函件等，不包括法律法规和其他要求文件。法律法规和其他要求的识别、获取与管理按《法律法规和其他要求控制程序》执行。

4 相关文件

4.1 《法律法规和其他要求控制程序》

4.2 《保密管理程序》

5 职责

5.1 总经理负责策划和管理知识产权管理体系，对体系文件进行统筹规划。

5.2 研发部

5.2.1 负责一级文件、二级文件的归口管理；

5.2.2 控制、分发外来文件及存档原件和处理作废文件；

5.2.3 负责指导和监督各部门形成资料的归档工作；

5.2.4 负责各级体系文件的分发、原稿的存档及作废版本处理；

5.3 各职能部门

5.3.1 负责三级文件的归口管理；

5.3.2 负责在本部门职责范围内执行相关文件；

5.3.3 负责管理本部门使用的外来文件；

5.3.4 负责编制和管理本部门的记录文件。

5.4 各级文件的制订、审核、批准与控制职责：

5.4.1 一级文件由研发部编写，管理者代表审核，总经理批准，研发部归口管理。

5.4.2 二级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。

5.4.3 三级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。

5.4.4 四级文件随二级、三级文件一同提交审批，由使用部门归口管理。

6 内容

6.1 总则

6.1.1 受控文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索和处置，按本程序执行。

6.1.2 本程序所称的文件及资料包括：《知识产权管理手册》；知识产权程序文件；知识产权相关的部门作业文件；知识产权记录文件；知识产权外来文件、资料。

6.2 文件编制规范

6.2.1 文件的表头格式：首页表头必须注明文件名称、编号、版本、版次等。

6.2.2 文件应统一编排文号，具体编号格式为：

6.2.2.1 一级文件（管理手册）：IPM-两位流水号（如：IPM-01）；

6.2.2.2 二级文件（程序文件）：IP-P-两位数流水号（如：IP-P-01）；

6.2.2.3 三级文件（制度文件）：IP-M-两位数流水号（如：IP-M-01）；

6.2.2.4 四级文件（记录文件）：IP-条款号-两位数流水号（如：IP-421-01）。

6.2.3 版本号：文件的版本编号为A、B、C、D……依此类推；版次编号为0、1、2、3依此类推。修订时依次递增为A/1、A/2…，至A/9后版本升为第二版，以B表示；第三版以C表示，依此类推。

6.2.4 文件的行文格式可根据内容多少分章（节）、条、款、项、目结构表达，内容单一的也可直接以条的方式表达。制度中章、节、条的序号用中文数字依次表述。编号采用阿拉伯数字加圆点制。

编号方法举例：

章

条

款

项

1

1.1

1.1.1

1.1.1.1

6

6.2

6.2.1

6.2.1.1

6.2.4.1 “章”一般有标题，编号应左起顶格书写，其后空两格写上标题。“条”、“款”、“项”不管有无标题应尽量一致。

6.2.4.2 数值采用阿拉伯数字，尤其是带有计量单位的，必须用阿拉伯数字。

6.2.4.3 文件的打印格式：文件统一用Word文档编辑，中文用宋体五号字、数字和英文用Arial五号字，行距：固定值20磅、段前后0.5行，页边距：上1.8cm、下1.8cm、左1.5cm、右1.5cm，A4 复印打印。

6.3 文件控制

6.3.1 文件新版编制应由归口部门填写《文件申请表》，并按流程进行审批。文件的编制、审核和批准按照本程序5.4的职责权限执行。

6.3.2 文件的草拟和签批，字迹应当清晰、工整，一般用计算机打印公文草稿，签批公文需使用钢笔或签字笔，不得使用铅笔和圆珠笔。

6.3.3 文件的发布、用印、归档和回收由研发部统一办理。办理文件发放时，应填写《文件收发登记表》，领用人在《文件收发登记表》上签字，确保在使用处可获得相关文件的有效版本。

6.3.4 文件的原件由研发部负责保管归档，归档范围的文件应当确定保管期限。研发部编制《知识产权记录文件清单》，明确各级文件的现行有效版本，并对各部门所使用的文件的有效性进行检查。

6.3.5 体系文件的实施由研发部组织监督。文件颁发后，相关部门应及时组织培训，确保制度实施到位。

6.3.6 文件修订

6.3.6.1 体系文件每年由研发部组织一次评审和修订，也可由各职能部门根据实际情况随时向文件归口部门提出修订需求。

6.3.6.2 文件修订应由归口部门填写《文件申请表》，并按本程序5.4的职责权限重新进行审批。

6.3.6.3 在发布修订的文件时，应在新订文件中明确标识文件更新版次。

6.3.6.4 已作废的文件副本，应在发布新文件时予以回收。

6.3.7 作废文件处理

6.3.7.1 作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回；档案管理人员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

6.3.7.2 不具备归档和存查价值的文件，经过鉴别并经总经理批准，统一由研发部处理。

6.4 记录文件控制

6.4.1 对知识产权管理体系的记录文件，应由研发部填写《知识产权记录文件清单》统一管理。《知识产权记录文件清单》应列明记录文件的归口部门和保存期限。

6.4.2 各部门及其工作人员应按照本办法的规定收集和编制日常工作中的知识产权活动记录。

6.4.3 记录的编制应注明记录名称、记录编号、发生时间、填写者、核准者等内容。

6.4.4 记录应保持内容完整、数据准确、填写及时、字迹清晰、易于辨认。

6.4.5 记录由使用部门自行保存和管理；部门负责人应审核记录的正确性与完整性。

6.4.6 使用部门应对记录分类建档，建立记录清单，并编制索引，以方便检索。

6.4.7 调用存档记录，应向档案管理人员预先提出申请，报保存部门负责人批准；记录使用后应及时归档。