4.2 文件要求

4.2.1 总则

集团公司知识产权管理体系文件由四部分组成:

a) 知识产权手册

知识产权手册，阐述集团公司知识产权方针、目标与指标，概括性、原则性、纲领性地描述知识产权管理体系。

b)程序文件

程序文件是知识产权手册的展开和具体化，使手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实。

程序文件规定了执行知识产权管理活动的具体办法，内容包括活动的目的和范围；做什么和谁来做；何时、何地和如何做；如何对活动进行记录控制等。

c)制度文件

在各岗位做出的相关规定，是具体过程的实施指导文件，详述如何完成具体的作业和任务。包括但不限于各类规章制度、技术规范、标准、操作规程等。

d)记录

是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

集团公司确保这些文件字迹清晰,易于识别,符合法律法规要求,满足相关方的需求。

文件规定应与实际运作保持一致,随着管理体系的变化及知识产权方针、目标的变化，应及时修订管理体系文件，定期评审，确保有效性、充分性和适宜性。

文件可以采用任何形式或类型的媒介,如纸张、磁盘、光盘或照片等，都应按照《知识产权文件控制程序》进行管理。

在编制文件时，遵循以下基本要求：

——体系文件的各个层次间、文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理。

——文件要符合公司的实际运作情况，易于理解并有良好的适用性和可操作性。

——文件中需要引用其他文件时，应注明引用文件的名称或编号，以便查询。

4.2.2 文件控制

4.2.2.1 职责

a) 集团办负责知识产权管理体系文件的归口管理，具体负责知识产权手册、程序文件的管理；

b) 其他文件和资料由各相关职能部门负责管理。

4.2.2.2 文件的管理

a) 为确保文件是充分与适宜的，文件发布前必须得到审核批准。

b) 文件应进行定期评审，必要时予以修订，文件修订后再发布前重新审核和批准。

c) 确保在知识产权管理体系运行具有关键作用的场所都能得到有关版本的适用文件。文件应保持清晰、易于识别、取用和阅读。

d) 文件的更改和现行修订状态确保得到识别。

e) 文件中的相关要求明确，按文件类别、秘密级别进行管理。

f) 防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识，如可以加盖“作废保留”印章。

4.2.2.3 文件控制具体实施执行《知识产权文件控制程序》。